如何写《部门采购计划》教你5招搞定！（精选5篇）

更新日期:2025-05-26 02:27

写作核心提示：

标题：撰写部门采购计划时应注意的事项
正文：
在企业的日常运营中，采购计划是确保物资供应、控制成本、提高效率的关键环节。撰写部门采购计划是一项细致而重要的工作，以下是一些撰写部门采购计划时应注意的事项：
1. 明确采购目的和目标 在撰写采购计划前，首先要明确采购的目的和目标。这包括满足生产需求、降低成本、提高产品质量等，确保采购计划与企业的整体战略相一致。
2. 精准需求分析 对采购需求进行详细分析，包括所需物资的种类、数量、规格、性能要求等。同时，要考虑物资的替代品，以便在原供应商无法满足需求时，能够及时调整采购计划。
3. 供应商选择 根据需求分析，筛选合适的供应商。选择供应商时，要考虑其产品质量、价格、交货时间、售后服务等因素，确保供应商的信誉和实力。
4. 采购预算 根据企业财务状况和采购需求，制定合理的采购预算。预算应包括采购成本、运输费用、税费等，并留有一定的余地以应对突发情况。
5. 采购流程 明确采购流程，包括采购申请、审批、询价、比价、签订合同、验收、付款等环节。确保采购流程规范、透明，降低采购风险。
6. 采购时间安排 根据生产计划和供应商交货能力，合理安排采购时间。避免因采购时间过长导致生产

采购计划和采购预算

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企业为什么要编制采购计划？

在什么情况下需要编制采购计划？

依据什么去编制采购计划？

采购计划包括哪些内容？

制造企业和商业企业的采购计划编制有什么区别？

一、采购业务计划

请购

请购（Requisition）是采购流程的起点。通过请购，采购部门可以明确用户的需求、愿望和要求。

请购方必须提供的信息包括是哪些？

请购的必需信息包括：

产品的规格（服务的品质说明）

产品数量（服务的量化指标）

需求的时间、地点---------

请购的类型

请购有几种不同的方式，包括：

标准型的请购

电子型的请购

物料清单（BOM）

系统驱动型

标准型和电子型请购

请购的基本形式是标准请购，企业的这种文件（纸介的或者电子的）是使用部门用来传递采购什么、何时采购、需要采购的产品或者服务的数量的。

物料清单（BOM）

请购过程中，物料清单BOM具有非常重要的作用。物料清单是生产产品或者服务所需要的全部原材料和组分的清单。

它描述了每一个原材料和组件的具体要求

系统驱动型的请购

当一个MRP系统显示应该订货时，该系统就会自动生成一个订购单。如果订单满足具体要求，它将自动获得批准并通过电子数据交换传送给供应商。只有在订单不在标准参数的范围内时，才需要采购部门的介入。

请购的处理原则

先到先服务原则

这种方法是不考虑请求的重要程度和紧急程度的，对所有的请购方来说符合公平的原则。

根据需求日期安排

这种方式一般不考虑供应商的提前期问题。比如，物资A有20周的提前期（leadtime），物资B有3周的提前期。物资A的需求日是未来18周，物资B的需求日是未来5周。如果对两种物资的请购同时到达，物资B应该首先被订购。而物资A虽然在正常的提前期内，却按需求日期被安排在后面进行订购。

紧急订单

紧急的请购在任何采购企业中都具有最高的优先权。它们的出现可能有许多原因，每一个紧急请购都应该引起采购方的密切关注。另外，选择供应商进行时，也只能选择具有近似最低总成本的供应商，而不一定是最低总成本的供应商。

重要订单 按订单的重要程度进行订购时，往往需要用多个标准确定请购的优先级。与此相关的一些措施有需求日和估计的提前期之间的差异、金额和数量、产品和服务的主要性能以及采购的复杂性。

季节性 用这种方法确定采购需求的优先级时，应该首先考虑季节性物资的采购活动，因为如果不及时进货，就采购不到这些物资了。

请购中必须提供的信息——规格

规格（Specification）是用户将需求信息传递给采购方和可能的供应商的主要方式。规格是描述产品品牌、物理和化学特性、原材料、性能、制造方法、工程图样、市场等级的技术资料。

规格的形式（1）

设计图和样图

规格的一般形式是工程图样或者工程设计图。这种形式的规格对机械加工品、铸件、锻件、或压模部件、建筑、电子线路和组件的采购非常有用。

规格的形式（2）

品牌和商品名

当用户明确说明对某个品牌的偏好时，就需要使用品牌和商品名。与品牌和商品名相关的问题可能有产品或服务的价格难以确定、资源有限。

规格的形式（3）

化学和物理规格

化学和物理特性决定的规格定义了采购方所想采购的原材料的特性。规格表为供应商提供了制造方法。

规格的形式（4）

商业标准和设计标准

商业标准描述的是原材料和组件的质量、尺寸、化学成份、检验方法等等。

设计标准通常定义了通过何种流程可以制造出该产品，以及将要使用什么原材料标准等。

规格的形式（5）

产品目录 部分企业可以给出一些经过企业的使用或认可的合格产品的目录。

样品 样品可以用作规格。当样品满足采购方的需求时，规格将引用样品的规格，并且声明其他的产品应该以样品为标准。

多种方法的综合运用 有时候没有某一种方法能适用于所有情况，因此采购方可以综合运用上面几种方法。

规格描述中的问题

标准化的缺乏

为了把库存降到最低，制订的产品规格应该尽可能满足更大范围内的需求。如果为每次需求都生成唯一的规格，将导致零件数量和库存的增加。

国际标准的差异

供应商和采购方使用同样的标准规格是非常重要的。

苛刻的规格

是指规格的制订者对物资供应的要求比它实际所需要的条件更严格。这样会造成采购成本过高，或者原本可用的供应商由于达不到严格的规格要求而被排除。

松散的规格

是指规格的制定者省略了关键的细节或者对关键的参数加以限制而产生的问题。供应商交付来的商品虽然满足了规格的要求，但是却不能满足实际的应用要求。

服务请购中对服务标准的说明

当进行采购服务的时候，通常以工作说明（SOW，state of work）的形式定义规格。

当SOW用于描述某项特定的服务时，这个SOW就是唯一的。

SOW为可能的供应商清晰地描述了将要完成的工作质量、服务支持、维护、将要取得的成果和其他要求。在服务完成后，采购方和供应方之间的许多纠纷都是在对所想要的服务的不同理解上出现的。

采购计划

采购计划和预算，是企业年度计划和目标的一部分。

在生产企业中采购计划是根据生产计划进行编制的。

在流通企业中，采购计划可根据销售计划进行编制

通常，销售计划为企业年度营业计划的起点；然后生产计划才随之制订。

采购计划是指采购部门为了配合企业的销售和生产，对所需的原料、零部件等的数量、成本做出的详实的计划。

采购计划的编制不能离开企业的生产计划和销售计划。

1、编制采购计划的目的

（1）预计材料需用数量与时间，防止供应中断；

（2）避免材料储存过多，影响资金周转；

（3）配合企业的生产计划及资金统筹安排；

4）使采购部门事先准备，选择有利时机购入材料；

（5）确立材料耗用标准，以便管制用料成本。

（1）公式　一定时期的采购总量 采购总量（600）＝ 需求量（610）＋期末储备量（30） －期初库存（20）－其它资源（20）

（2）期初结存　按计划期初的实际库存计算

（3） 期末储备按储备定额计算 储备定额包括：经常储备、保险储备、季节储备

下单数量=生产需求量—计划入库量—现有库存量+安全库存量

下单时间=要求到货时间—认证周期—订单周期—缓冲时间

制造企业采购计划自动生成系统——物料需求计划（MRP）

MRP的基本含义？

ERP的基本含义？

制造企业最关心的问题：

如何严格按照生产进度的需要进行采购，在恰当的时间得到规定数量的材料。将储存时间降到最小，将库存材料数量降到最低。

什么是MRP ？

物料需求计划（Material Requirement Planning，简称为 MRP）是对主生产计划的各个项目所需的全部制造件和全部采购件的网络支持计划和时间进度计划。

MRP的作用

物料需求计划主要解决以下五个问题：

要生产什么？生产多少？（来源于MPS）

要用到什么？（根据BOM展开）

已经有了什么？（根据物品库存信息、即将到货或产出信息）

还缺什么？(计算出结果)

何时安排采购？(计算出结果)

层阶码

（1）概念：

物料的层阶码是系统分配给物料清单上的每个物品一个从0至N的数字码。在产品结构中，最上层的层级码为0，下一层的部件的层级码则为1，依此类推。一个物品只能有一个MRP低层码，当一个物品在多个产品中所处的产品结构层次不同或即使处于同一产品结构中的但却处于不同产品结构层次时，则取处在最低层的层级码作为该物品的层阶码，也既取数字最小的层级码。

（2）作用：

在展开MPS进行物料需求计算时，计算的顺序是从上而下进行的，当计算到该产品的某一层次（如1层），但低层码不同时（物料A的低层码为2），只计算层级高（低层码数字小）的物料（按顺序，即不展开计算A），层级比计算层次底（低层码数字大于计算的产品层次）的物料的计算结果（X对A的需求量）暂时存储起来，但不进行MRP需求计算与原材料（或构成的组件）的库存分配，这样可用的库存量优先分配给了处于最低层的物料，保证了时间上最先需求的物料先得到库存分配，避免了晚需求的物品提前下达计划，并占用库存。因此，低层码是MRP的计算顺序。

MRP的优点：

1） 可以准确、迅速、及时地计算出各种物资的需求量、需求时间、合理订货量、订货时间

（2） 可以按照各种零件、组件、部件及原料之间的相互关系，调节它们的行后顺序，以密切配合生产进度，保证供应。

（3） 能根据供应过程中的动态变化和临时发生的意外情况，及时修订计划

（4） 及时预测出各种物资的余缺，顺利尽快地采取措施予以解决

（５）能在保证供应的前提下，严格控制库存，减少储备，加速周转，最大限度节约资金。

75页PPT-采购计划与成本控制（收藏）