欢迎来到格策美文网
写作《合同整理归档表格》小技巧请记住这五点。（精选5篇）
更新日期:2025-06-18 17:48
写作核心提示：
标题：合同整理归档表格注意事项
正文：
随着我国经济的快速发展，企业间的合同往来日益频繁。合同作为企业日常经营活动中不可或缺的一部分，其整理归档工作显得尤为重要。为了确保合同整理归档的规范性和准确性，以下事项需特别注意：
一、明确归档范围
1. 合同类型：包括但不限于销售合同、采购合同、租赁合同、承揽合同、技术合同等。
2. 合同主体：涉及企业内部各部门、子公司、关联公司以及外部合作伙伴等。
3. 合同期限：按合同签订时间、履行期限等进行分类。
二、合同整理流程
1. 合同接收：对收到的合同进行初步审核，确保合同内容完整、合法。
2. 合同登记：将合同基本信息（如合同编号、合同名称、签订日期、合同金额等）录入合同管理系统。
3. 合同分类：根据合同类型、合同主体、合同期限等因素，对合同进行分类整理。
4. 合同归档：将整理好的合同按照规定格式进行装订、编号，并存放在档案柜中。
5. 合同借阅：建立合同借阅制度，确保合同借阅过程中的规范性和安全性。
三、合同归档注意事项
1. 合同编号：确保合同编号的唯一性，便于查询和管理。
2. 合同装订：按照规定格式进行装订，确保合同页码的连续性。
3. 合
公司一大堆合同，如何进行高效分类归档？
在企业经营活动中，免不了要进行各种商业合作，根据实际业务管理需要会对外签订各种合同业务，合同数量大，不同的合同需求方的管理要求和合同管控侧重各不相同。当法务人员或业务人员想要查询过往合同时，就变得十分困难。尤其是大中型企业，每年产生的纸质合同数量是十分惊人的，如果还是采用比较原始的手工归档方式，只会浪费大量的人力资源，而且收效甚微。今天就来看一下企事业单位合同归档管理中存在的问题，以及友为合同管理系统给出的解决方案。一、纸质合同归档乱，查找困难
存在的问题：
很多企业还在采用手工归档方式管理纸质合同，对合同没有明确的分类，对合同信息也没有进行相关的登记。在放入档案柜的时候，仅仅按照合同签订顺序摆放或按部门划分放入不同的文件夹。短期内或者合同文件比较少的情况下，这种管理方式没有大的问题。但时间久了，纸质文件积压严重，如果想要查找之前签订的纸质合同，就会十分困难。友为解决方案：
友为合同管理系统采用数字化管理方式，做到了对合同的全生命周期管理，包含了合同准备、合同订立、合同履约和合同后续等四大环节。（友为合同管理系统流程）
对合同的管理有着清晰的流程，到了归档阶段，相关经办人就会收到归档提醒，之前合同签订的相关文件、合同编号都会显示出来。经办人只需要选择合同所归档的文件柜和对应的文件序号。企业只需要在线下同步购置一个实体文件柜，按照友为合同管理系统所登记的文件序号进行放置即可。这样后面查找纸质文件的时候，就会很轻松，合同的信息也一目了然。二、纸质合同向外借阅，状态未知
存在的问题：
有时业务人员或法务人员想要查看、参考以往合同的条款，会借用文件柜的纸质合同。但很多企业没有规范的借用流程，也没有实时更新的登记记录，一般只需要和纸质合同管理人员打个招呼即可。这导致借用出去的纸质合同的状态变得未知，如果借用人员没有归还，会导致纸质合同丢失。友为解决方案：
友为合同管理系统对合同借阅有清晰的流程，合同借阅和归还都需要进行登记，借阅时需明确登记借阅人和借阅的时间区间，借阅人需在规定时间内归还。这样合同的状态一直是可控的。如果是电子合同，只需在归档管理的文件里授权相关人员查看即可。无论是纸质合同还是电子合同，友为合同管理系统都对借阅时间进行了限制，保证合同及时被归还，合同的状态一直是可控的。三、员工离职或调岗，交接不到位
存在的问题：
随着社会经济的发展，加上疫情的影响，员工的变动性越来越大了，有时一个合同还未归档，参与合同的员工就离职了或者被调动到其他岗位了。如果采用传统的手工方式管理合同，一旦工作交接不到位，就会使合同丢失。一旦后续合同出现争议或者商务合作出现纠纷，找不到纸质合同，就会带来很多麻烦。友为解决方案：
友为合同管理系统可以使用管理员账户将离职或调岗员工的合同转交给其他在职员工，只需轻松一键操作，而且交接也会留痕，方便后期查询。这样可以保证无论合同处于哪个阶段，都能找到对应的责任人，不会出现合同丢失，找不到相关负责人的情况。以上就是友为合同管理系统的合同归档功能了。如果您对我们的系统感兴趣，可以私信我们~【应用】合同档案管理系统：同事这样做合同归档，领导也点赞！
公司业务蹭蹭涨，合同文件叠叠高，怎么归档即规范、效率又高？跟着小博的分享，用会博通文件档案管理系统进行合同归档，简单几步就完成！
下面为大家介绍两种思路，除了由档案管理员法务行政人员集中录入归档外，还可以由相关人员在各地扫描上传、再由档案员集中管理，上传与管理更灵活。
1、由档案员集中上传、集中管理
如果贵司的合同是集中递交由档案管理员法务行政人员处录入归档与管理，那么可参考这种方式，一气呵成完成纸质合同从著录、扫描、上传到归档储存的一体化录入。
首先，档案员可根据手中合同的对应分类，选中所需分类目录的最底层文件夹，在右侧界面的菜单下选择。
会博通系统提供了多种新建录入方式，这里我们以常用的为例。
接着，在弹出的档案属性界面中录入合同编号、 签订日期、合同金额等信息，进行档案著录。如果合同信息无法通过来完整著录，还可通过来补足。
最后，选择，通过直连的扫描仪或高拍仪，即可扫描形成电子文件，点击完成录入，亦可勾选继续录入下一份。
简单几步，即可一体化完成合同档案的著录、扫描上传与归档储存了。
2、由成员分布上传、档案员集中管理
对于业务量大、业务分散各地的企业组织来说，若先将文件传回档案员处，再“排队”等候扫描录入，不仅时间损耗大，人力消耗也会增加。当档案管理由法务、行政人员兼任时，上传工作的优先度还难以顾及。
这种情况，用会博通扫描机器人“龟仔”，就可以将扫描上传“这件小事”交给分布各地的相关人员了。谁形成，谁上传，再交由档案员应用档案管理机器人“猫仔”集中管理，效率也能更上一层楼。
有朋友可能会担心：不会操作怎么办？小博拍胸口保证：操作简单易上手！
成员应用“龟仔”扫描上传：
（1） 刷卡扫码输入账号密码，登录程序；
（2） 选择文件类型（由管理员设置可上传类型）；
（3） 放入文件，需注意方向及顺序，点击扫描；
（4） 如需继续上传，还可继续扫描，亦可上传电子版合同原稿作为附件；最后点击上传，文件即自动上传至预设路径下。
值得一提的是，应用“龟仔”时，还可点击文件标题进入属性界面，直接识别、复制双层PDF文件中的文字内容，填写到档案属性中，方便档案著录。
目前，一套会博通档案系统最大可支持200人扫描上传，且不占用系统注册用户数，所以非常适合多地需要数字化上传的情况。
档案员应用“猫仔”集中管理：
文件上传后，档案管理人员应用会博通“猫仔”，通过系统平台，即可对收到的文件统一归档编辑管理。
还可通过统计功能中的各项统计表，如，来统计合同的归档情况，并可导出数据到Excel以便总结汇报。
以上就是本次介绍的内容，大家还有哪些想了解的应用场景？欢迎评论留言告诉我们！
热门标签
相关文档
文章说明
本站部分资源搜集整理于互联网或者网友提供，仅供学习与交流使用，如果不小心侵犯到你的权益，请及时联系我们删除该资源。
